Traditionelle Archivierung kombiniert mit elektronischen Hilfsmittel zur Integration im neuzeitlichen "Workflow" - der direkte Weg zur EDV-gesteuerten Archivierung!
Die elektronische Archivierung im Überblick
In einem elektronischen Archiv werden Dokumente revisionssicher in digitaler Form abgelegt. Diese stehen den Mitarbeitern langfristig und unveränderbar zur Verfügung. Auf Knopfdruck erhalten sie innerhalb von Sekunden abteilungs- und standortübergreifend Zugriff auf die digitalisierten Dokumente. Die schnelleren Zugriffszeiten sowie der Anspruch, Dokumente für lange Zeit unter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen gesetzeskonform und nachhaltig aufzubewahren, machen elektronische Archive für Unternehmen unverzichtbar. Sie sind aber nicht die einzigen Vorteile eines elektronischen Archivs gegenüber einem traditionellen Papierarchiv oder einer Dokumentablage in Dateiverzeichnissen oder Postfächern.
Die wichtigsten Vorteile elektronischer Archivierung
Neben digitalen Dokumenten, z.B. per E-Mail eingegangenen und in Fileverzeichnissen abgelegten, können bereits bestehende Papierarchive mittels Hochleistungsscanner archiviert werden. Die Überführung in das elektronische Archiv erfolgt dabei unabhängig von der Größe und der Anzahl der verschiedenen Dokumenttypen. Nach dem Umstieg und der anschließenden Überführung der vorhandenen Aktenbestände in das elektronische Archiv sind diese dauerhaft digital verfügbar. Die wichtigsten Vorteile der elektronischen Archivierung sind:
Revisionssichere & Compliance-konforme Aufbewahrung von Dokumenten
Schnelle und ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit (und Verteilung)
Zugriffsberechtigungen z.B. nach Sachgebieten & Dokumentarten
Lückenlose Nachvollziehbarkeit durch Protokollierung der Abläufe
Vermeidung redundanter Daten- und Dokumentbestände
Transparenter, zentraler Dokumentbestand
Nachvollziehbarkeit bis ins Detail
Kosten- und Platzersparnis